Le note legali sono un insieme di informazioni che ogni sito web accessibile al pubblico deve pubblicare per identificare il proprio editore e il proprio hosting provider. Questo obbligo deriva dalla legge sulla fiducia nell’economia digitale (LCEN) del 21 giugno 2004. Il loro contenuto varia in base alla forma giuridica dell’editore, al tipo di attività svolta e alla natura dei dati raccolti dai visitatori.
Coerenza delle informazioni tra le pagine del sito: la vera prova di conformità
Pubblicare una pagina completa di note legali non basta. Un sito può riportare le informazioni corrette nel posto giusto e risultare comunque incoerente nel complesso delle sue pagine. L’indirizzo postale nel piè di pagina, il numero di telefono nella pagina dei contatti, la ragione sociale nelle condizioni generali di vendita: ogni occorrenza dello stesso dato deve corrispondere esattamente a quanto riportato nelle note legali.
Un cambio di sede legale, il passaggio da impresa individuale a società o un semplice cambio di hosting provider crea una discrepanza se l’aggiornamento riguarda solo la pagina dedicata. Questo tipo di incoerenza compromette la conformità complessiva del sito, anche se la pagina “Note legali”, considerata singolarmente, è corretta.
Per illustrare questo principio di coerenza, le note legali di Backlink Links mostrano come i dati identificativi siano coerenti con le informazioni presenti nel resto del sito.
Una verifica utile consiste nel confrontare, dopo ogni modifica amministrativa, le informazioni riportate in almeno quattro punti: la pagina delle note legali, il piè di pagina, la pagina dei contatti e le eventuali condizioni generali. Se un dato differisce da un punto all’altro, il sito presenta una carenza di trasparenza.
Note legali obbligatorie in base alla forma giuridica dell’editore
Il contenuto esatto delle note legali dipende dalla natura dell’editore. La LCEN distingue due casi principali: la persona fisica (imprenditore individuale, microimpresa) e la persona giuridica (società di tipo SAS, SARL, SA).
Persona fisica
L’editore persona fisica deve indicare nome e cognome, accompagnati dalla dicitura “imprenditore individuale” o dalle iniziali “EI”. Vanno inoltre indicati l’indirizzo della sede dell’impresa, un indirizzo e-mail e un numero di telefono.
A seconda del tipo di attività, sono richiesti anche altri elementi:
- Per un’attività commerciale: il numero di iscrizione al registro del commercio e delle società (RCS) e il numero di partita IVA intracomunitaria, se l’impresa è soggetta a tale obbligo.
- Per un’attività artigianale: il numero di iscrizione al registro nazionale delle imprese (RNE).
- Per una professione regolamentata: il riferimento alle norme professionali applicabili, il titolo professionale, lo Stato membro dell’UE in cui è stato rilasciato e il nome dell’ordine o dell’organismo professionale presso cui l’editore è iscritto.
Persona giuridica
La società deve pubblicare la propria denominazione sociale, la forma giuridica e l’importo del capitale sociale. L’indirizzo da indicare è quello della sede legale. Completano queste informazioni il numero di iscrizione al RCS, il numero di partita IVA intracomunitaria e i recapiti (indirizzo e-mail e telefono).
In ogni caso è necessario indicare il nome del direttore della pubblicazione, ossia la persona fisica responsabile dei contenuti editoriali del sito.
Identificazione dell’hosting provider del sito web
Che l’editore sia una persona fisica o giuridica, le note legali devono includere i recapiti dell’hosting provider del sito: la sua ragione sociale oppure nome e cognome, il suo indirizzo e il suo numero di telefono. L’hosting provider è il soggetto che archivia i file del sito e li rende accessibili online.
Questo obbligo consente a terzi (autorità giudiziarie, utenti lesi) di contattare l’hosting provider per segnalare contenuti illeciti o chiederne la rimozione. Omettere questi recapiti significa interrompere la catena di responsabilità prevista dalla LCEN.
Note legali e dati personali: due obblighi distinti
Un errore frequente consiste nel riunire le note legali e l’informativa sulla privacy in un unico blocco di testo. Si tratta di due obblighi giuridici distinti.
Le note legali identificano l’editore e l’hosting provider. L’informativa sulla privacy, invece, descrive nel dettaglio le modalità con cui il sito raccoglie, utilizza e conserva i dati personali dei visitatori: base giuridica del trattamento, finalità, periodo di conservazione, diritti di accesso, rettifica e cancellazione.
Allo stesso modo, il consenso ai cookie non rientra nella pagina delle note legali. La CNIL ricorda che i tracker non necessari al funzionamento del sito richiedono il consenso dell’utente e che la semplice prosecuzione della navigazione non costituisce un consenso valido. Un banner di consenso funzionante e una pagina dedicata ai cookie sono quindi strumenti a sé stanti.
Nei siti di e-commerce si aggiunge un terzo livello: le informazioni precontrattuali. Il Codice del consumo impone di fornire al consumatore, prima della conclusione di un contratto, informazioni sul prezzo, sulle spese di consegna, sul diritto di recesso e sulle modalità di mediazione. Queste informazioni non sostituiscono le note legali e non ne fanno parte.
Sanzioni in caso di assenza di note legali su un sito internet
L’assenza di note legali o la loro incompletezza espone l’editore a sanzioni penali. Per le persone fisiche, la LCEN prevede una pena che può arrivare fino a un anno di reclusione e un’ammenda. Per le persone giuridiche, l’importo dell’ammenda è moltiplicato.
Oltre alle sanzioni giudiziarie, un sito privo di note legali conformi perde credibilità agli occhi dei visitatori e dei partner commerciali. La mancata identificazione chiara dell’editore è un campanello d’allarme per qualsiasi utente attento.
La conformità delle note legali non è un adempimento una tantum. Ogni cambiamento della struttura giuridica, della sede legale, dell’hosting provider o dei trattamenti dei dati personali richiede l’aggiornamento della pagina e di tutti i punti del sito in cui queste informazioni compaiono. Un controllo incrociato periodico tra la pagina delle note legali, il piè di pagina, la pagina dei contatti e le condizioni generali resta il modo più affidabile per garantire una trasparenza effettiva.
